Aplikace Quartalis

Digitalizace dokumentů
krok za krokem

Od naskenování originálu po uložení do informačního systému spravujícího dokumenty — celý proces pod kontrolou, s plnou právní validitou.

Jak to funguje

Proces digitalizace ve 4 krocích

Skenování
Skenování
Důvěryhodné skenování dokumentu s automatickým napojením na aplikaci a kontrolou výstupu.
Doložka převodu
Doložka převodu
Automatické připojení doložky o provedeném převodu garantující právní status výstupu.
Metadata a historie
Metadata & historie
Opatření dokumentu sadou metadat a transakční historií pro snadnou manipulaci v IS.
Spisová služba
Spisová služba
Export nebo přímé zařazení do elektronické spisové služby (eSSL) vaší organizace, nebo jiného informačního systému spravujícího dokumenty (agendové informační systémy).
Právní rámec

Právní jistota
každého dokumentu

Aplikace podporuje dva základní principy důvěryhodné digitalizace dokumentu, a to autorizovanou konverzi dokumentu z moci úřední, nebo převedení dokumentu do digitální podoby dle § 69a ArchZ.

Autorizovaná konverze z moci úřední

  • V souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcími předpisy.
  • Automatizovaná kontrola možného provedení autorizované konverze — minimalizace chyb ve zpracování.
  • Výstup s právní platností vstupního dokumentu.
  • Snadné napojení na CzechPoint a zapojení všech pracovníků, přijímající dokumenty.

Převedení dokumentu dle § 69a ArchZ

  • V souladu s ustanovením § 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcích právních předpisů.
  • Maximální podpora uživatelů při provádění převodů s minimalizací chyb.
  • Výstup s právní platností ověřené kopie.
Proces převodu dokumentu
Analogový dokument
Originál v listinné podobě
▼
Quartalis zpracování
✓ Důvěryhodné skenování
✓ Doložka výstupu autorizované konverze nebo převodu dle ArchZ
✓ Připojení kvalifikovaných zajišťovacích prvků
✓ Metadata pro automatizované zpracování spisovou službou, nebo jiným agendovým informačním systémem
✓ Kompletní transakční historie zpracování dokumentu
▼
Digitální dokument
Platnost ověřené kopie / originálu
Proč Quartalis

Benefity používání aplikace

Maximální podpora uživatele

Maximální podpora uživatele při zpracování.

Minimalizace chyb

Minimalizace chyb ve zpracování díky unikátní technologii zahrnující plnou automatizaci, inteligentní zpracování a detailní kontrolu.

Ověřené řešení

Žádné experimenty — řešení odpovídající potřebám praxe.

Plošné využití

Plošné využití v instituci — řešení není navázáno na konkrétní osobu.

Intuitivní ovládání

Rychlé proškolení, snadno pochopitelné procesy, intuitivní ovládání aplikace.

Univerzálnost využití

Výstupy je možné dále zpracovat v elektronickém systému spisové služby, nebo jiném agendovém informačním systému.

Chcete aplikaci vyzkoušet?

Napište nám a domluvíme nezávaznou prezentaci pro vaši organizaci.

Domluvit prezentaci →